Chia sẻ khái niệm ” văn phòng ảo là gì? ” Virtual Office dành cho đối tượng nào? Những lợi ích mà văn phòng ải mang lại là gì? Kinh nghiệm thuê và sử dụng văn phòng ảo phù hợp nhất sẽ được mô tả ở nội dung bên dưới. Cùng Hoàng Minh Decor tìm hiểu nhé !

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông báo giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng chiếm hữu được các tiện ích như 1 văn phòng thực tại như bộ phận lễ tân, địa điểm đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải giảm hết mức nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp diễn hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có không ít dùng để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về sự đầu tư vốn của họ nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong 1 đô thị xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân nhưng vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem là một cách thức lý tưởng giúp các công ty tiết kiệm được rất đông chi phí.

Đối tượng mô hình văn phòng ảo?

Mô hình Văn phòng ảo có thể phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau:

• Các công ty vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
• Các bộ phận sales và các nhóm dự án
• Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa điểm kinh doanh.
• Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục tiêu thực hiện các hoạt động kinh doanh.Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của công ty là địa điểm liên hệ của công ty trên lãnh thổ Việt Nam, có địa điểm được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, đô thị thuộc tỉnh, tỉnh, đô thị trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và gmail (nếu có)”.

Hiện nay pháp luật không tưởng nội dung chuẩn mực cấm công ty thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều đó đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

Những ích lợi mô hình văn phòng ảo

Những ích lợi mà mô hình văn phòng ảo mang đến là hết sức giá trị, có giải thích rất lớn cho sự cải cách và phát triển của công ty mới thành lập. Giúp công ty giảm hết mức chi phí duy trì lên đến 90%.Tiêu biểu có thể kể đến như:

• Sở hữu một địa điểm kinh doanh đắc địa tại các tòa nhà hạng A mà mọi công ty đều mơ ước. Địa chỉ rõ ràng, nằm ở cung đường nổi tiếng, cực ngắn gọn và dễ ghi nhớ. Gia tăng bộ mặt doanh nghiệp, luôn hạng sang và chuyên nghiệp trong ánh mắt đối tác, khách hàng.
• Giúp công ty các bạn tiết kiệm lên đến 90% chi phí so với văn phòng cổ truyền (lợi ích tuyệt đối trong thời buổi kinh tế đi xuống vì đại dịch covid).
• Triệt tiêu 100% mọi sự lãng phí, hao tổn cơ sở vật chất của công ty bạn.
• Bạn và khách hàng của các bạn sẽ đạt được sự chăm sóc, tiếp đón chuyên nghiệp nhất tới từ đội ngũ tiếp viên xinh xắn, đáng yêu đã qua đào tạo bài bản, thông thạo nhiều loại ngoại ngữ.
• Không phải bận tâm về bất kỳ vấn đề quản lý văn phòng hay chi phí đưa đến nào suốt trong quãng các bước thuê.
• Nhận thư từ bưu phẩm, giải thích chuyển phát đến địa điểm các bạn yêu cầu, luôn luôn duy trì sự đi đến của các bạn với khách hàng.
• MIỄN PHÍ sử dụng phòng họp lên đến 30tr đồng/năm
• Được giải thích giải thích giấy tờ MIỄN PHÍ khi có yêu cầu tới từ đội ngũ giấy tờ chuyên môn cao, sẵn sàng giải thích mọi thắc mắc cho các vấn đề của công ty bạn.
• Luôn có những chương trình khuyến mãi khuyến mãi giải thích cho công ty trẻ và tri ân khách hàng cũ hết sức hấp dẫn.

>>> Xem thêm: Văn phòng chia sẻ là gì?

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp tại TPHCM

Tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ chính là điểm các bạn cần phải chú ý ở đây. Một công ty chuyên nghiệp và chất lượng nhất định có thời gian tồn tại, xây dựng và cải cách và phát triển trong nhiều năm. Đây cũng là bằng chứng cho biết thêm công ty đó ổn định làm sao mới có thể duy trì lâu dài như vậy.

Những đánh giá và ý kiến chân thật của khách hàng đã sử dụng dịch vụ cũng là một điểm đáng lưu tâm khác. Nhưng các bạn cũng không được chỉ nhìn vào những đánh giá tích cực, những ý kiến mang tính xây dựng khách quan cũng là một dấu hiệu cho biết thêm công ty văn phòng ảo đó đang làm tốt đến đâu.

Chọn lựa vị trí

Theo bình thường thì các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín sẽ có không ít vị trí đặt văn phòng khác nhau, thuận lợi phù hợp với nhu cầu hoạt động kinh doanh của khách hàng, cùng rất nhiều gói dịch vụ cho các bạn thoải mái lựa chọn. Hầu hết trong đó đều là các vị trí đẹp và đắc địa. Bạn nên xác định rõ công ty của họ cần vị trí làm sao từ đây có cho mình sự chọn lựa phù hợp.

Cân nhắc ngân sách

Tùy theo nhu cầu sử dụng của khách hàng mà nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín sẽ có không ít các gói giá khác nhau để phù hợp với bài toán kinh tế của doanh nghiệp. Mỗi gói giá sẽ có được những tiện ích nhất định thế nên công ty tùy vào khả năng sử dụng dịch vụ của họ mà chọn lựa mức định giá phù hợp.

Khuyến mãi cũng là yếu tốt quan trọng, những đợt tri ân khách hàng, khuyến mãi cuối năm chính là cơ hội để các bạn sở hữu một địa điểm kinh doanh đắc địa với chi phí siêu hấp dẫn. Thật lý tưởng đúng không nào!

Xem xét các dịch vụ tiện ích

Số lượng và chất lượng của mỗi tiện ích chính là nhân tố chủ chốt trong chiến lược kinh doanh của những dịch vụ văn phòng ảo. Hiển nhiên họ sẽ đầu tư rất kỹ lưỡng về mặt này. Một dịch vụ văn phòng ảo chất lượng nhất định sẽ cung cấp những tiện ích mà các bên khác không có, hoặc số lượng tiện ích của họ luôn luôn nổi trội so với đối thủ. Trong cuộc chạy đua giữa các nhà cung cấp dịch vụ trong các việc mang tiện ích tốt hơn đến với khách hàng của mình, cá nhân các bạn và công ty các bạn chính là những người được hưởng lợi nhiều nhất.

>>> Nên biết: Coworking là gì?

Vấn đề về mặt giấy tờ giữa bên cung cấp văn phòng ảo và công ty bạn

Tuy văn phòng ảo hoàn toàn không vi phạm pháp luật, nhưng các bạn cũng không được chủ quan vì hiện giờ hoàn toàn không tưởng bộ luật nào chuẩn mực rõ nét về loại hình kinh doanh này. Cách tốt nhất chính là bạn hãy quan tâm tự bảo vệ mình bằng cách xem xét thật cẩn thận những điều khoản có trong hợp đồng giữa hai bên để tránh những sai lầm đáng tiếc xảy ra. Và phải Để ý đến cẩn thận toàn bộ nhân tố kể trên để chọn lựa nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất giữa hàng tá những dịch vụ văn phòng ảo ngoài kia.

Xây dựng mô hình văn phòng ảo đòi hỏi nội thất đầy đủ và tiện nghi, nếu quý nhà đầu tư cần tìm kiếm một đơn vị thiết kế văn phòng uy tín, chuyên nghiệp tại TpHCM… Hãy liên hệ với Hoàng Minh Decor ngay nhé !